Stellenangebot 

Persönliche Assistenz

‍Deine Rolle – mehr als Assistenz

In dieser Position bist du nicht einfach Assistenz, sondern rechte Hand, Sparringspartner und Gatekeeper. Du unterstützt die Geschäftsführung in allen geschäftlichen und privaten Belangen, erkennst Handlungsbedarf, bevor er entsteht, und sorgst für reibungslose Abläufe.

Das Aufgabenfeld ist vielseitig und außergewöhnlich: Wir sind starke Partner und Sponsoren von Kölner Fußballvereinen, regelmäßig bei VIP-Events, Sportveranstaltungen, Business-Lunches und Abendgalas vertreten und bewegen uns selbstverständlich in hochkarätigen Wirtschafts- und Gesellschaftsnetzwerken. Deine Aufgabe ist es, im Hintergrund die Organisation und Koordination zu übernehmen – sodass die Geschäftsführung sich ganz auf das Netzwerken und die Unternehmensführung konzentrieren kann.

Du bist damit Teil eines exklusiven Umfelds, das weit über klassische Assistenz-Tätigkeiten hinausgeht: ein Mix aus Organisation, Projektmanagement, Eventmanagement, Administration und persönlicher Unterstützung.

Deine Aufgaben – vielseitig, exklusiv und verantwortungsvoll

• Organisation & Struktur: Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen, Projekten und Aufgaben – geschäftlich wie privat – mit maximalem Überblick.
• Kommunikation & Netzwerkpflege: Schnittstelle zu Steuerberatern, Notaren, Behörden und hochkarätigen Geschäftspartnern – souverän mit Durchsetzungsstärke und diplomatischem Geschick.
• Private Unterstützung: Zuverlässige Koordination privater Angelegenheiten, damit die Geschäftsführung den Kopf frei hat.
• VIP-Events & Netzwerke: Organisation und Begleitung von Business-Events, VIP-Abenden, Sportveranstaltungen und exklusiven Netzwerkterminen.
• Finanzen & Administration: Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabstimmungen sowie enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Einführung neuer Tools, Optimierung von Workflows, Sicherstellung effizienter Abläufe.
• Recruiting & HR-Support: Organisation von Interviews, Betreuung von Kandidaten und Unterstützung im Employer Branding.
• Projekt- & Eventmanagement: Planung, Steuerung und Umsetzung interner wie externer Veranstaltungen, die für das Unternehmen und das Netzwerk entscheidend sind.

Dein Profil – souverän, positiv und vorausschauend

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, Personal Assistant oder im Office Management, idealerweise im Beratungs-, Agentur- oder Dienstleistungsumfeld.
• Hohe Flexibilität: kein klassischer 9-to-5-Job, sondern Bereitschaft, auch bei Abendveranstaltungen oder besonderen Terminen präsent zu sein.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Diskretion, Loyalität und ein Gespür dafür, wann Zurückhaltung und wann Präsenz gefragt ist.
• Organisationstalent, proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, immer zwei Schritte vorauszudenken.
• Durchsetzungsstärke und diplomatisches Geschick, um souverän Entscheidungen herbeizuführen und Interessen professionell zu vertreten.
• Positives Mindset, Freude am Leben und die Fähigkeit, diese Energie auch im Arbeitsalltag einzubringen.
• Souveränes, sympathisches Auftreten und Freude an Abwechslung in einem Umfeld mit spannenden Kontakten und Projekten.

Was wir bieten

• Eine exklusive Schlüsselrolle: mehr als Assistenz – rechte Hand, Vertraute und Business Partner.
• Zusammenarbeit mit zwei spannenden Unternehmen: Engfer Consulting (Executive Search) und Blauer Pfau (Marketing & Employer Branding).
• Einblicke in ein hochkarätiges Umfeld mit VIP-Events, Sportnetzwerken und Business-Veranstaltungen.
• Flexible Arbeitszeiten im hybriden Modell (ab 32 Std./Woche).
• Attraktive Vergütung (50.000–65.000 €) sowie Zusatzleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatte).
• Modernes Büro im Herzen Kölns, top ausgestattet und sehr gut angebunden.
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, kurze Entscheidungswege und ein respektvolles, dynamisches Team.

Eine Position, die Organisation, Exklusivität und Abwechslung verbindet – ideal für Persönlichkeiten, die gern Verantwortung übernehmen, proaktiv handeln und mit positiver Energie Teil eines besonderen Umfelds werden wollen.

Wenn dich diese Rolle anspricht und du dir vorstellen kannst, mich als rechte Hand und Sparringspartnerin zu unterstützen, dann freue ich mich, von dir zu hören.

Schick mir deine Bewerbung direkt an:
Katharina Engfer
📧 k.engfer@engfer-consulting.de